So funktionieren Mitarbeitermotivation und Teambuilding in Remote Teams

Wenn die gesamte Belegschaft oder ein Teil davon im Homeoffice arbeitet, ist es für HR-Verantwortliche und Führungskräfte oft eine größere Herausforderung, Mitarbeiter zu motivieren und den Teamzusammenhalt zu stärken, als bei reiner Präsenzarbeit. Der kurze Austausch im Büro oder an der Kaffeemaschine und die gemeinsamen Mittagspausen entfallen meist ersatzlos und einige Kollegen sehen sich wochen- oder monatelang nicht persönlich.

Andererseits gibt es auch Unternehmen, deren Mitarbeiter ausschließlich remote arbeiten und teils auf der ganzen Welt in unterschiedlichen Zeitzonen verteilt sind. Und diese Unternehmen schaffen es dennoch, ein starkes Wir-Gefühl zu vermitteln, motiviert zusammenzuarbeiten und eine einzigartige Unternehmenskultur zu leben. Meist sind das Unternehmen aus der Digitalbranche, die diese Kultur von Anfang an etabliert haben. Von ihnen können Konzerne lernen und die coronabedingten Einschränkungen dazu nutzen, ihren Mitarbeitern eine hybride Arbeitswelt zu schaffen, in der engagierte Zusammenarbeit und auch der Teamzusammenhalt jetzt und in Zukunft nicht zu kurz kommt. Was gelebte Arbeitsteilung in dieser Form bedeutet, zeigt dieser Artikel.

Motivation und strukturierte Zusammenarbeit: Wie beides in Remote Teams funktioniert

Wenn die Belegschaft nicht mehr im Präsenzbüro zusammenkommt, ist seitens der Führungskräfte vor allem eins wichtig: Vertrauen. Vertrauen darin, dass die Mitarbeiter zuhause genauso gut erreichbar sind, wie im Büro und dass die Arbeit mit demselben Engagement erledigt wird, wie im „kontrollierten“ Büro-Setting. Schenken Chefinnen und Chefs ihren Mitarbeitenden dieses Vertrauen, wird dieses auch mit Motivation und engagierter Arbeit zurückgezahlt – das belegt die regelmäßig durchgeführte Gallup-Studie, die sich u.a. mit der Mitarbeitermotivation durch emotionale Bindung ans Unternehmen beschäftigt.

Wie können Führungskräfte diese Kultur des Vertrauens kontinuierlich an Mitarbeiter im Homeoffice vermitteln? „Als Führungskraft muss ich aktiv auf meine Leute zugehen, ihnen also Möglichkeiten anbieten, sich auch auf digitalem Weg jederzeit an mich zu wenden. Besonders in Remote Teams ist noch mehr Transparenz gefordert. Im Grunde braucht es hier ein ‚Mehr‘ von allem: Erreichbarkeit, Entscheidungen, Feedback, Kommunikation“, sagt Edin Rekić, Geschäftsführer bei NetFederation. Wie das aussehen kann, zeigen folgende Punkte:

• Stunde der offenen Tür: In Kollaborations-Tools wie Teams von Microsoft kann ein virtueller Raum dazu dienen, den Mitarbeitern eine regelmäßige „Sprechstunde“ anzubieten, in der sie ihre direkten Vorgesetzten unabhängig von regulären Meetings erreichen können.
• Tägliche Check-ins: In agilen Teams, die nach Scrum arbeiten, sind die Daily Stand-ups dazu da, die Kollegen in einem kurz gehaltenen Meeting darüber zu informieren, woran jede/r Einzelne gerade arbeitet. Das funktioniert genauso auch per Video-Call. Sofern die Teammitglieder alle in derselben Zeitzone zuhause sind, empfiehlt es sich, diese täglichen Calls direkt am Vormittag abzuhalten. So kann jeder Mitarbeiter seinen Arbeitstag planen und weiß direkt, welche Kollegen an diesem Tag erreichbar sind und mit welchen Themen sie sich aktuell beschäftigen.
• Wöchentliche Check-ins: Ähnlich wie bei den täglichen Check-in-Calls geht es auch hierbei um ein Team-Update, aber auch um Feedback und Entscheidungen. Führungskräfte können dadurch besser erkennen, wo Unterstützung gefragt ist und wie Projekte abseits der schriftlichen Dokumentation laufen. Mitarbeiter wiederum erhalten Feedback, z.B. zum Projektstand, zu ihren erledigten Aufgaben oder zu vergangenen bzw. anstehenden Terminen. Müssen Entscheidungen getroffen werden, können diese ebenfalls hier abgestimmt werden.
• Video-Chat mit der Geschäftsführung: Die oberste Führungsetage sollte nicht nur punktuell vor die Belegschaft treten. Gerade in Remote Teams ist es wichtig, dass der CEO regelmäßig persönlich Präsenz zeigt. In offenen Video-Chats für einzelne Abteilungen können Führungskräfte und Mitarbeiter Fragen stellen und die für sie essenziellen Themen ansprechen. Fragen können ggf. im Vorfeld gesammelt und vor dem Chat an die Geschäftsführung weitergeleitet werden. Das gestaltet das Meeting effizienter und es bleiben weniger Fragen offen, die der CEO möglicherweise erst noch inhaltlich mit anderen Teams klären muss.
• Aufzeichnung von Meetings: Für Kolleginnen und Kollegen, die aufgrund von Teilzeit oder Urlaub bei Team-Meetings nicht anwesend sein können, sind Aufzeichnungen wichtiger Konferenzen ein hilfreiches Mittel, um up to date zu bleiben. Diese sollten entsprechend im Intranet abrufbar sein und dort auch angeteasert werden.

„Man darf bei allen digitalen Möglichkeiten der Zusammenarbeit eins nicht vergessen: Solche Strukturen und Abläufe entwickeln sich nicht von allein. Führungskräfte müssen hier mit gutem Beispiel voran gehen, Strukturen vorgeben und fortlaufend dafür sorgen, dass sich alle daran halten. Dann kann sich ortsunabhängiges Arbeiten samt kollaborativer Kommunikationskultur als echte Alternative zur Präsenzarbeit etablieren“, so Edin Rekić.

Ortsunabhängig oder hybrid? Was Konzerne von den Remote-Pionieren lernen können

Reine Remote Teams sind bislang noch selten und natürlich nicht in jeder Branche möglich. Paradebeispiele sind GitLab, Buffer oder Automattic – alle drei aus der Digitalbranche, wo ortsunabhängiges Arbeiten schon lange vor Corona angekommen war. In den genannten drei Unternehmen gibt es kein zentrales Büro, in dem beispielsweise Kunden empfangen werden oder Konferenzen stattfinden. Alles läuft ausschließlich im digitalen Raum ab.

Bei der Frage, warum es nicht zumindest für einen kleinen Teil der Mitarbeiter ein festes Büro gibt, lautet die einhellige Antwort: „Wir wollen eine Kultur der Zugehörigkeit und Gleichheit leben und die schaffen wir nur, wenn alle unter denselben Voraussetzungen arbeiten.“ Hybride Arbeitsplatzmodelle, wo Mitarbeiter sowohl an einem festen Standort als auch von zuhause arbeiten können, lehnen alle drei Unternehmen demnach ab.

Was können Konzerne, die viele Mitarbeiter wegen Corona gezwungenermaßen ins Homeoffice schicken mussten, nun von diesen Unternehmen lernen? „In erster Linie muss die technische Infrastruktur so aufgestellt sein, dass Kommunikation auch weiterhin reibungslos ablaufen kann“, sagt Edin Rekić. „Digitale Kollaborations-Tools sind hier das Maß aller Dinge. Statt lokaler Dokumentenablagen beispielsweise braucht es Cloud-Lösungen, die für jeden Mitarbeiter ortsunabhängig zugänglich sind.“ Dass diese rechtzeitig und möglichst mit Vorlauf eingerichtet werden müssen, ist keine Überraschung. Außerdem können Schulungen der Mitarbeiter notwendig werden, um sie mit dem Umgang mit ggf. neuen Tools vertraut zu machen.

In vielen Großkonzernen stehen je nach Abteilung bereits unterschiedliche Software-Lösungen für die digitale Zusammenarbeit zur Verfügung. Deshalb ist bei der Einrichtung neuer Systeme strategisches Vorgehen ein wichtiger Aspekt, um den Start in das ortsunabhängige Arbeiten unternehmensweit reibungslos zu gestalten.

Ideen für das Teambuilding am Digital Workplace

Eine funktionierende digitale Zusammenarbeit ist das eine. Wie aber sieht es mit den sozialen Aspekten und informeller Kommunikation aus? Fehlen hier nicht Dinge wie der Pausenplausch über die neueste Netflix-Serie oder über das Fußball-Match des Lieblingsvereins? Was ist mit der Geselligkeit beim gemeinsamen Mittagessen oder in der Kaffeepause? „Wie bei der digitalen Zusammenarbeit müssen auch hierfür technische Möglichkeiten bereitstehen, um den Austausch untereinander zu fördern“, sagt Sonja Kleeschulte, HR-Managerin bei NetFed. „Bei uns gibt es zum Beispiel eine Online-Kaffee-Ecke im Intranet, in der unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Memes, lustige Videos oder unterhaltsame Artikel posten. Außerdem veranstalten wir regelmäßig kurz vor dem Wochenende Video-Calls für alle, um uns auch mal abseits von Meetings und Homeoffice-Alltag über alles Mögliche zu unterhalten.“

Neben diesen offenen Kanälen bieten sich für das Online-Teambuilding zahlreiche weitere Möglichkeiten an, die im Gegensatz zu den genannten mehr gesteuert und vorbereitet werden sollten. Hier einige Beispiele:

• Spiele-Meeting oder Motto-Konferenz statt analoges Team-Event: Viele bekannte Spiele lassen sich auch problemlos via Videokonferenz spielen. Online-Outburst, Kniffelrunden oder Stadt-Land-Fluss statt Brettspielabend im Büro – mit ein wenig Fantasie sind solche Online-Events schnell und einfach umzusetzen. Für Stimmung können auch Motto-Calls sorgen: Alle im Streifen-Shirt oder mit Hut, das Feierabend-Bier neben dem Bildschirm und schon gibt es Gesprächsstoff samt positiver Stimmung.
• Internes Quiz: Wie viele Kollegen haben im August Geburtstag? Wie viele haben ein Haustier? Wer trinkt keinen Kaffee? Mit ein bisschen Vorbereitung sorgt ein Team-Quiz für Abwechslung im Intranet – besonders dann, wenn es auch noch etwas zu gewinnen gibt.
• Kurz-Umfragen und Stimmungsbarometer: Wie ist die Lage im Homeoffice? Was fehlt zuhause, das man im Büro zur Verfügung hat? Wie ist die Stimmung allgemein? Wenn sich der Arbeitgeber bzw. HR oder Führungskräfte über verschiedene Kanäle nach dem Befinden der Belegschaft erkundigen, vermittelt das ein gutes Gefühl und Mitarbeiter fühlen sich gehört. Kurz-Umfragen lassen sich beispielsweise schnell und einfach über Social Intranets wie Yammer abbilden. Sie bieten eine zusätzliche Möglichkeit, ein Gefühl für die allgemeine Stimmung der Belegschaft und Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitssituation zu bekommen.
• Virtuelle Mittags- oder Frühstückspausen: Wer das gemeinsame Mittagessen mit Kollegen in der Kantine vermisst, kann die Mittagspause doch auch per Videoschalte zusammen verbringen, oder? Zugegeben, es klingt für viele noch etwas ungewohnt, aber einmal gemacht und die Hemmungen sind verschwunden.

„Das alles ersetzt natürlich die persönlichen Treffen der Kolleginnen und Kollegen nicht komplett, aber es sorgt für den Austausch untereinander und ermöglicht es auch neuen Mitarbeitern, das Team aus dem Homeoffice heraus besser kennenzulernen“, sagt Sonja Kleeschulte. Ebenso wie bei der Zusammenarbeit ist es auch bei virtuellen Team-Events wichtig, dass die Struktur vorgegeben wird. Das kann entweder ein HR-Verantwortlicher sein oder der Feelgood-Manager, sofern es einen gibt.

Wie laufen das Teambuilding und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen, wenn die Belegschaft im Homeoffice arbeitet? Wir freuen uns über Feedback und Anregungen via LinkedIn!

Falls Sie Beratung brauchen, um eine digitale Infrastruktur für Kollaboration und interne Kommunikation strategisch aufzubauen, melden Sie sich jederzeit per E-Mail, Kontaktformular oder telefonisch unter +49 2236 / 3936-6 – wir unterstützen Sie gern.