Komm an Bord! Wie HR durch digitales Onboarding manövriert

Der erste Schritt ist getan: Aus Bewerbenden werden Team-Mitglieder. Und jetzt fängt die große Herausforderung des (digitalen) Onboardings an. Für beide Seiten. Was HR-Abteilungen und Onboardees erwartet und was Unternehmen tun können, damit das Onboarding auch in Zeiten von Homeoffice gut verläuft, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Das Schiff hat gerade angelegt, der nächste Passagier soll einsteigen. Ein freundlich schauender Kapitän oder ein anderes Mitglied der Crew begrüßen die Gäste. Reichen vielleicht sogar die Hand, wenn es darum geht, übers Wasser zu springen. Klingt gut, oder? Diese malerische Bootsszenerie lässt sich (fast) 1:1 auf das Onboarding neuer Mitarbeitender übertragen. Offline ist es oft schon schwer, neue Teammitglieder einzuarbeiten und zu integrieren. Online gibt es weitere und teilweise ganz neue Probleme, die es zu erkennen und zu lösen gilt. Denn jetzt starten neue Kolleg:innen von Zuhause in den Job. Ob und wann sie ins Büro kommen werden, bleibt offen. Und genau an dieser Stelle sind Personalverantwortliche gefragt, Onboarding neu zu denken.

Herausforderung ahoi! Pflicht und Kür im digitalen Onboardingprozess

Veränderungen und Wandel bedeuten immer Herausforderungen. Dementsprechend ist auch das digitale Onboarding für beide Parteien – Unternehmen und Mitarbeiter:innen – gleichermaßen komplex. Auf fachlicher und sozialer Ebene. Primäres Ziel des Unternehmens sollte sein, den neuen Kolleg:innen von Beginn an unternehmensinterne Prozesse, Workflows, aber auch soziale Aspekte wie Firmenwerte näher zu bringen. Warum? Wie eine Studie von Haufe belegt, denken 15 Prozent der neuen Kolleg:innen bereits am ersten Tag an Kündigung. Hier zeigt sich deutlich: Ein gutes Onboarding ist essenziell. Nur so gelingt eine schnelle und effiziente Integration in den Arbeitsalltag. Und die neuen Teammitglieder fühlen sich von Beginn an gut aufgehoben und motiviert.   

Digitales Onboarding bedeutet für Unternehmen:

• Sich organisatorischen und technischen Herausforderungen, wie z. B. digitalen Willkommensmappen und Collaboration-Tools, zu stellen;
• Zusätzlichen Personalaufwand und zeitliche Ressourcen für die Einarbeitung einzuplanen und zu budgetieren;
• Dem Prozess die nötige Bedeutsamkeit beizumessen und dessen Potenziale für eine langfristige Mitarbeiterbindung zu erkennen.

Und auch für viele Mitarbeiter:innen ist die digitale Einarbeitung und das Online-Kennenlernen von Teams eine neue Anforderung. Der Wechsel vom bekannten, oft noch „analogen“ Arbeitgeber zu einem Neuen war eine Entscheidung. Sie verlassen den sicheren Hafen und stürzen sich ins unbekannte Gewässer. Die Chancen und Risiken einer Stelle, die vollständig im Homeoffice oder Remote beginnt, sind vielfältig und teilweise für viele Kanditat:innen komplettes Neuland.

Fachlich und emotional bestehen für Onboardees einige Herausforderungen. Sie wollen die Kollegen nicht „nerven“, ständig per Videocall kontaktieren. Das Homeoffice kann das Gefühl des „allein seins“ verstärken und den Anschluss ins Teamgefüge erschweren. Liegen kein Einarbeitungsplan oder konkrete Aufgaben oder Projekte vor, sind die neuen Kolleg:innen mehr denn je gefordert, Eigeninitiative zu zeigen. Und da sie die Arbeitsprozesse nicht live vor Ort kennenlernen, wird es schwieriger, sich zu integrieren. Oft denken viele neue Mitarbeiter:innen an ihren alten Job, schlichtweg weil sie dort alles – die Teams, die Aufgaben, die Abläufe, die Räume etc. – kennen. Ein nachvollziehbarer Gedanke, schließlich sind wir alle Gewohnheitstiere. Auch wenn wir es nicht zugeben möchten.

Und wie schaffen es HR-Abteilungen nun, diesen Gewohnheiten mit einem positiv erlebbaren digitalen Onboarding entgegenzuwirken? Wir haben für Sie ein paar Tipps zusammengestellt.

Wind für die Segel: Basics eines erfolgreichen digitalen Onboardings

Was Sie bei der digitalen Integration von neuen Kolleg:innen beachten sollten zeigt Ihnen die folgende Abbildung:

Versenden Sie ein digitales Willkommenspaket: Informationen zum Unternehmen, Kontaktdaten der Teams sowie Erläuterungen zu Arbeitstools machen den Start für Newbees einfacher.

Ernennen Sie einen „Buddy“: Frisch im Unternehmen, freuen sich Kolleg:innen über einen direkten Ansprechpartner, der sie in den ersten Monaten fachlich & sozial begleitet. Auch im digitalen Kontext.

Veranstalten Sie Online-Kennenlern-Runden: Videocalls sind eine sehr gute Möglichkeit, um Kolleg:innen zusammenzubringen und sich bei einem digitalen Kaffee auszutauschen.

Setzen Sie auf Feedback: Um neue Mitarbeiter:innen „abzuholen“ ist kontinuierliches Feedback entscheidend. Seien Sie selbst ehrlich und offen. Und ermutigen Sie die neuen Kolleg:innen zum Gespräch. So kann nicht nur der Onboardingprozess verbessert werden, sondern eine dauerhafte vertrauensvolle Arbeitsbeziehung entstehen – auch digital.

Bieten Sie E-Learnings und Weiterbildungen an: Gemeinsame Lernsessions verbinden alte und neue Mitarbeitende. Sie fördern das gemeinsame Wissen und bringen den neuen Kolleg:innen unternehmensinterne Kompetenzen näher.

Nutzen Sie Ihr Social Intranet: In vielen Unternehmen sind eigene Netzwerke etabliert. Davon profitieren neue Mitarbeiter:innen enorm, können Workflows nachvollziehen, Dokumente einsehen und z. B. selbst Beiträge posten. Das fördert die „Sichtbarkeit“ der neuen Team-Mitglieder und regt Kolleg:innen an, „Hallo“ zu sagen.

Neue Mitarbeiter:innen systematisch und erfolgreich einzuarbeiten fordert HR-Verantwortliche auf unterschiedlichen Ebenen. Nichtsdestotrotz sind sich viele der Risiken & Potenziale bewusst: Die Haufe-Umfrage 2020 zeigt, dass 83 Prozent glauben, die Anfangsfluktuation könnte mit besserem Onboarding verringert werden. Und 77 Prozent sehen Verbesserungspotenzial im Onboarding.    

Anker setzen und Bewerbende schon vor dem Onboarding mitnehmen

Das digitale Onboarding beginnt bereits vor dem Vorstellungsgespräch auf der Karriereseite eines Unternehmens. Viele Kandidat:innen informieren sich auf der Corporate Website über den Einarbeitungsprozess. Sie wollen wissen, wie transparent ihr zukünftiger Arbeitgeber kommuniziert. So erhalten sie einen guten Eindruck der ersten Wochen im neuen Job. Wir haben ein paar Good Practices für Sie zusammengestellt.   

Sie wollen ein Extranet für Preboarding aufbauen? Oder Ihren digitalen Onboarding-Prozess verbessern? Gerne unterstützen wir Sie dabei mit einem Workshop. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!

Quellen
Haufe Onboarding Studie 2020: Onboarding im Wandel, 07.06.21