Digitale Transformation: Was bedeutet das für den Geschäftsbericht?

Täglich grüßt das Murmeltier - und einmal im Jahr der Geschäftsbericht: Was digitale Transformation für das Corporate Publishing bedeutet.

Im Spannungsdreieck Regulierung, Niedrigzins und Digitalisierung spielt die Modernisierung der Stakeholder-Kommunikation für Finanzdienstleister, Versicherungen und Banken eine besondere Rolle. Das Problem: Eine gewachsene DIN-A4-Kultur, die neben dem Leitz-Ordner das Faxgerät als eine der größten technischen Errungenschaften betrachtet, macht es schwierig, sich Neuem zu öffnen. Denn in keiner anderen Branche dürften die Stapel an verbrauchtem Papier in den letzten 100 Jahren höher sein.

Neben unzähligen Broschüren, Studien und anderen Vertriebsunterlagen gilt hier z.B. der Geschäftsbericht als fester Bestandteil im Informationsmix und für die Imagebildung von Unternehmen. Ist hier Digitalisierung auf einen Schlag überhaupt möglich? Die Antwort ist klar: Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl neuer Möglichkeiten der Darstellung und Realisierung – bis hin zu einer kompletten Verlagerung des Geschäftsberichts in den Online-Kanal. Die Gestaltungsmöglichkeiten und -anforderungen digitaler Kommunikation entscheiden sich in mehrerlei Hinsicht von printbasierter Kommunikation. Design, Konzept und Layout sind Felder, auf denen andere Spielregeln gelten als auf dem Blatt Papier in DIN A4.

DIN A4 existiert im Web nicht

Kommunikationsinhalte und Beiträge müssen daher entsprechend aufbereitet werden. Das heißt, dass das etablierte Denken in „Papierformaten“ auf Monitoren und Displays einfach nicht funktioniert! Copy & Paste aus Word-Dokumenten auf Websites oder aus Word generierte PDF-Dateien in die digitalen Kanäle zu werfen, wird den neuen digitalen Anforderungen nicht gerecht. Zeitgemäß und sicher ist alles, was mobil in Apps oder Browsern gelesen werden kann. In Zeiten fortgeschrittener Digitalisierung und Vernetzung zahlreicher Websites, Apps und „Mobile Devices“ blättern Stakeholder nicht mehr, sondern zoomen, wischen, teilen Inhalte, die sie vorher über ihre sozialen Netzwerke oder Suchmaschinen entdeckt haben. Fünf Aspekte haben sich in unserer langjährigen Beratung und Umsetzung von IT- und Web-Projekten herauskristallisiert, die wichtig sind, um erfolgreiche Print-Online-Transformationen zu realisieren:

1. Reichweite und ROI: Höher, schneller, weiter – und effizienter

Ihr Vorstand ist noch nicht überzeugt? Digital ist gegenüber Print in vielfacher Hinsicht überlegen und hilft, bares Geld zu sparen. So entfallen Prozess-, Druck-, Verpackungs- und Portokosten, wenn statt gedruckter Erzeugnisse auf die Vorteile digitaler Kommunikation gesetzt wird. Der Erreicherpreis gegenüber Print ist zudem um ein Vielfaches günstiger. Und zahlreiche Analytic-Tools ermöglichen Auswertungen und Optimierungen, was bei Print naturgemäß nicht möglich ist. Die permanenten Optimierungs- und Updatemöglichkeiten erlauben Aktualisierungen und – auch das kommt vor – Schreibfehler nach der Veröffentlichung zu korrigieren.

2. Dokumentation: Papier ist geduldig – und wichtig für die Revision

Ihr Wirtschaftsprüfer traut dem Braten nicht? Für einen optimalen Ablauf von Projekten ist es ratsam, immer im Vorfeld die Hausaufgaben zu machen. Datenschutz und -sicherheit haben bei allen Kommunikationsprozessen die allerhöchste Priorität! Rechtliche Bestimmungen, bestehende Verträge und die eigene Reputation ergeben in Summe einen Anforderungsmix, dem Unternehmen im eigenen Interesse Rechnung zu tragen haben. Daneben gelten technische und organisatorische Maßnahmen für die gesamte Lieferkette, ebenso wie ADV, Insider- und Vertraulichkeitserklärungen.

3. Konzept & Design: Den Leser auf Reise schicken

Sie wissen nicht, was die Leser wollen? Nachdenken, umdenken und mitdenken bei der Visualisierung von Text, Bild und Co.! Denn DIN A4 ist im Web nicht existent und muss raus aus den Köpfen. Im Web unterscheiden sich Tabellen und Charts von ihren papiernen Pendants; der Lesefluss am Bildschirm ist komplett anders. In der Hyperstruktur einer Website erlauben Verlinkungen und Einbindung von Inhalten eine Interaktivität, die es zwingend erfordert, dass technische, inhaltliche und grafische Konzepte angepasst werden. Das Design muss die Usability unterstützen, und es hat in allen Kanälen zu funktionieren. Besucher verlassen unstrukturierte Websites schneller als die meisten denken. Und einmal vergrault, kommen sie selten wieder. Der gebotene Content muss sauber aufbereitet sein und den User zum einen überzeugen und zum anderen zu einer „User Journey“ animieren.

4. Formate: Das Runde muss ins Eckige

Sollte Print komplett verschwinden? Print kann ein Kanal neben vielen anderen sein, aber die digitale Entwicklung steht im Mittelpunkt. Die neue Leitkultur heißt „Digital First“. Flexible, digitale Formate müssen Vorrang haben, um Kommunikation mit Stakeholdern gelingen zu lassen. DIN A4 hat seine Bedeutung verloren, ein Umdenken ist erforderlich! Daher müssen Bilder für das Web optimiert werden, auf Flash ist zu verzichten und die Verarbeitung auf Mac oder Windows ist zu beachten.

5. Technische Grundlage: Management von Inhalten als Hauptdisziplin

Irgendjemand hat sich im Stress schon wieder vertippt? Der klassische Geschäftsbericht durchläuft unter dem Leitsatz „Drum prüfe, wer sich ewig bindet“ endlose Layout-, Satz-, Abnahme- und Korrekturschleifen. Und trotzdem wurden auf der nächsten Hauptversammlung, Hausmesse oder Kundenpräsentation Druckfehler entdeckt! In der digitalen Welt bieten Content Management- (CMS [g|1]) und Datenbanksysteme einen riesigen Vorteil: die Trennung von Layout und Inhalt. Alle Inhalte werden in Datenbanken sortiert und abgespeichert. Das zentrale CMS steht nun im Mittelpunkt des Erstellungsprozesses und bedient Print, Online, App, PDF oder Social-Media-Kanäle. Print ist nur EIN Ausgabekanal unter vielen. Aber wer Papier spart, schont die Umwelt! Nutzen Sie die Chance, Inhalte dynamisch neu zu schreiben und neuen Kanälen jederzeit anzupassen.

Machen wir ein kurzes Gedankenexperiment: Bitte stellen Sie sich zwei Unternehmen vor. Unternehmen A veröffentlicht Broschüren und versendet Kataloge, die Website hält Kontaktdaten und eine Produktübersicht bereit, es gibt keine bespielten Social-Media-Kanäle. Unternehmen B versendet Broschüren zwar auch, aber nur auf dezidierte Nachfrage. Unternehmen B betreibt eine umfassende Website im Responsive Design, auf der alle Produktinformationen zu finden sind, die Produkte können im Shop bestellt werden und Besucher haben die Möglichkeit, Informationen über Social Media zu teilen. Frage: Welches der beiden Unternehmen erreicht eine größere Öffentlichkeit, spart Papier, Porto- und Versand und wird über Suchmaschinen gefunden?

Leicht gefunden werden, den User abholen, wo er gerade ist und ihn im besten Fall zu einem Kunden konvertieren: Das sind die Aufgaben, die Unternehmen haben, um weiterhin erfolgreich am Markt agieren zu können. Wer auf DIN A4 setzt, verliert.

Sie planen Ihren Geschäftsbericht und brauchen digitale Impulse? Sie suchen einen erstklassigen, erfahrenen Umsetzungspartner für Ihr Digital Corporate Publishing? Dann zögern Sie nicht, uns anzurufen (02236-3936-850) oder über das unten stehende Formular anzusprechen. Wir freuen uns auf Sie!