Digital Workplace: Herausforderungen und Lösungen für den (Re)Launch

Das Intranet soll DAS zentrale Arbeitstool für digitale Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen sein – so lautet seit Jahren allerorts die Anforderung. Die gewünschten Anwendungen im Intranet sind im Lauf der Zeit jedoch nicht weniger geworden, sie haben sich allerdings technisch verändert und sind in die Cloud gewandert. Die häufigsten Herausforderungen, die ein Relaunch heute mit sich bringt, sowie entsprechende Lösungsansätze zeigen wir in diesem Beitrag.

Anforderungsmanagement – die wichtigste Grundlage für den Digital Workplace

Vergleicht man Intranets mit Websites, dann unterscheiden sie sich in vielen Fällen zunächst einmal in der Optik. Der Fokus liegt bei Intranets oft auf der Funktionalität als Arbeitstool und weniger auf emotional aufgeladenen Inhalten. Bei Unternehmenswebsites hingegen sind die Ansprüche an Design und Branding mindestens ebenso hoch wie die an Nutzerfreundlichkeit und Technik.

Auf der anderen Seite liegt der Unterschied in den Zielgruppen. Bei Websites sind es viele verschiedene – von Bewerbern über Journalisten und Investoren bis hin zur interessierten Öffentlichkeit. Intranets sind hingegen an die eigenen Mitarbeiter adressiert, die spezielle Wünsche an die Funktionalität haben und deshalb auch oft mit ins Boot geholt werden, wenn es um die Definition der Anforderungen geht.

„Das Intranet bzw. der Digital Workplace hat einen direkteren Einfluss auf die Wertschöpfung, weshalb die Liste an Anforderungen zu Beginn meist deutlich länger und spezifischer ist als bei einer Website. Die Herausforderung ist hier, die Anforderungen zu priorisieren und anschließend auch den Mut zu haben, bestimmte Punkte wegzustreichen und sich auf Kernelemente zu konzentrieren“, erklärt Julian Engelke, Senior Business Analyst bei NetFed. Das Anforderungsmanagement muss entsprechend gut moderiert werden, denn die Belegschaft als Intranet-Zielgruppe ist nah dran und wird insofern auch nachfragen.

Wie die Priorisierung von Anforderungen abläuft und wie diese dokumentiert wird, unterscheidet sich meist von Projekt zu Projekt. Oft handelt es sich um Varianten eines Vorgehens, das auf griffige Weise als „MoSCoW-Methode“ bezeichnet wird:

• M: Muss-Anforderungen (Must have: unbedingt erforderliche, essenzielle Anforderungen, die nicht verhandelbar sind)
• S: Soll-Anforderungen (Should have: relevante Anforderungen, die umgesetzt werden sollten, wenn vorher alle Must-haves erfüllt wurden)
• C: Kann-Anforderungen (Could have: Anforderungen mit geringer Relevanz, die „nice to have“, aber nicht unbedingt erforderlich sind)
• W: Anforderungen, die gestrichen werden können (Won’t have: Umsetzung dieser Anforderungen wird zunächst nicht durchgeführt, sondern ggf. für einen späteren Zeitpunkt vorgemerkt)

Der Vorteil dieser Methode ist, dass keine Anforderung unberücksichtigt bleibt, sondern lediglich auf später verschoben wird, wenn nach dem Relaunch weitere Anpassungen priorisiert werden.

Insofern ist ein strukturiertes und gut moderiertes Anforderungsmanagement eine der zentralen Herausforderungen, die durch die genannte Methode sehr gut unterstützt wird.

Standardisierte Intranet-Modelle und Add-ons

Der Trend im Markt geht derzeit stark in Richtung standardisierte Software-Lösungen für Intranets. Grund dafür dürften vor allem geringere Budgets in der internen Kommunikation sein. Noch vor einigen Jahren war der Anspruch für Intranets, möglichst viele Anforderungen aus der vorherigen Analyse zu erfüllen, was oft mit größerem Entwicklungsaufwand und eben höheren Kosten verbunden war.

Heute ist es Unternehmen wichtiger, schnell erste Ergebnisse zu erzielen, diese anschließend zu bewerten und nach und nach zu optimieren sowie an weitere Bedürfnisse anzupassen. „Es werden meistens Standardlösungen gelauncht und den Anforderungen entsprechend weiterentwickelt – eventuell auch mit Abstrichen, z.B. wenn bestimmte Anforderungen im jeweiligen System nicht exakt den Vorstellungen entsprechend umgesetzt werden können“, so Julian. Solche Standardlösungen sind klassischerweise Social Intranets wie Linchpin, Coyo oder Jive, bei denen Kommunikation und Kollaboration im Vordergrund stehen.

Ebenso stark nachgefragt sind Add-ons für Sharepoint von Microsoft. Viele Unternehmen bezahlen bereits die Lizenzen für Office 365, in dem Sharepoint schon enthalten ist und wünschen sich deshalb eine Lösung auf dem bestehenden System. Add-ons von Fremdanbietern (z.B. von Valo oder Beezy) liefern dabei die Möglichkeit, die Sharepoint-Oberfläche individueller und nutzerfreundlicher zu gestalten und Funktionalitäten anzupassen.

„Wenn wir in die Glaskugel blicken, ist unsere These, dass der Trend zu Add-ons wieder etwas abnehmen wird, denn Microsoft hat hier inzwischen selbst Fortschritte gemacht und entsprechende Lösungen implementiert“, sagt Julian. Denn im Wesentlichen geht es ums Interface, also die Nutzeroberfläche, die man inzwischen auch bei Sharepoint selbst flexibler an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann.

Die Herausforderung ist hier also, sich für ein System zu entscheiden, egal ob Standardlösung oder individuell entwickelte Plattform. „Mithilfe unserer Anforderungsanalyse und der Priorisierung der gewünschten Funktionen wissen unsere Kunden dann meist recht schnell, welche Software-Lösung sich am besten für ihr Intranet eignet. Die Hauptanforderung ‚alles an einem Ort‘ wird dadurch so weit präzisiert, dass die Entscheidung schlussendlich einfacher wird.“

Datenschutz und Datensicherheit in Zeiten der Clouds

In Sachen Datenschutz und -sicherheit äußern Unternehmen nach wie vor große Bedenken, wenn es um Cloud-Lösungen wie Sharepoint geht. Einerseits sind Microsoft-Anwendungen wie Teams, Yammer und OneDrive inzwischen weit verbreitet, andererseits sind viele Unternehmen erst einmal vorsichtig und halten sich mit dem Launch zurück. „Beim Stichwort Cloud hören wir oft die Befürchtung, dass das System in Sachen Sicherheit anfälliger sei. Der Server steht nicht mehr im eigenen Haus, sondern in anderen Städten oder Ländern – das beunruhigt viele, was aber fast immer unberechtigt ist“, sagt Julian.

„Mit eigenen Servern muss ich mich selbst um eine sichere IT-Infrastruktur mit Firewalls etc. kümmern, die von der eigenen IT-Abteilung konfiguriert und verantwortet werden muss. Aber nur weil der Server im eigenen Haus steht, macht es ihn für Zugriffe von außen nicht weniger anfällig als externe Clouds – eher im Gegenteil. Bei Microsoft z.B. kümmern sich tausende von Spezialisten um solche Themen, inhouse sind es wenige Einzelne, die die IT-Sicherheit verantworten. Große Serverfarmen sind daher meist sicherer als der unternehmenseigene Serverraum. Ein Restrisiko bleibt natürlich immer, aber es ist gering.“ Hinzu kommt, dass Microsoft seine Server für Office 365-Neukunden inzwischen standardmäßig in Deutschland hostet und auch Bestandskunden je nach Wunsch auf diese Server umziehen können.

Datenschutz und Datensicherheit sind immer eine Herausforderung, wenn es um die Implementierung neuer Software-Systeme geht. Allerdings in erster Linie hinsichtlich der rechtlichen und bürokratischen Aufwände der Datenschutz- und Datensicherheitsbeauftragten und weniger aufgrund der Sicherheit der Systeme an sich.

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