7 Gründe für einen internen Chatbot

Chatbots sind in der internen Kommunikation noch kein Standard. Dabei kann ein unternehmenseigener Chatbot Kommunikation und HR spürbar entlasten. Gleichzeitig trägt er dazu bei, dass relevante Informationen schnell im ganzen Unternehmen verbreitet werden.

Eine Situation wie die aktuelle Corona-Krise kann die Teams in der internen Kommunikation schnell an ihre Grenzen bringen. Mehrere hundert – oder gar tausende – Unternehmensangehörige haben Fragen zu Hygieneregeln, Homeoffice oder Kinderbetreuung, wollen wissen, wie es um die wirtschaftliche Situation bestellt ist und ob sie von Kurzarbeit betroffen sind. Diese Anfragen alle per Mail, im Intranet oder am Telefon zu beantworten, ist kaum möglich.

Spätestens, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in HR oder Kommunikation den ganzen Tag am Telefon hängen und/oder nicht mehr mit dem Beantworten der Mails hinterherkommen, wird es Zeit, über eine digitale Lösung nachzudenken.

So hilft Ihnen ein Chatbot in der internen Kommunikation.

1. Problemlösung im Dialog

Lange FAQ-Listen, Wikis oder Confluence sind wichtig, haben aber ein Problem. Die Angestellten müssen sich die benötigten Informationen selbst beschaffen. Und sie müssen alleine in der Lage sein, wichtige Informationen vom Unwichtigen zu trennen.

Ein Chatbot liefert Antworten im Dialog. Die betroffene Person schildert ihr Anliegen oder Problem in einer persönlichen Gesprächssituation und erhält die benötigten Antworten sofort. Die meisten Menschen fühlen sich durch eine solche Interaktion besser abgeholt. Ein Chatbot ist keine anonyme Maschine, die die Kommunikation entpersonalisiert. Im Idealfall hat auch Ihr Chatbot eine eigene Persönlichkeit und einen Namen, so wie Apples Siri oder Amazons Alexa.

Das heißt nicht, dass die FAQs überflüssig werden. Erstens gibt es immer Mitarbeiter, die diese Art der Information bevorzugen. Zweitens liefern diese Dokumentationen den nötigen Input für den Chatbot.

2. Kommunikation steuern

Ein Chatbot ersetzt nicht das persönliche Gespräch mit einer Kollegin oder einem Kollegen. Er hilft, die Kommunikation zu managen und in die richtigen Bahnen zu lenken. Ein Großteil der Fragen und Probleme in einem Unternehmen kann mit standardisierten Antworten abgearbeitet werden. Das gibt den zuständigen Abteilungen die Kapazitäten, auf die wichtigen Spezialfälle einzugehen.

Auch dabei hilft der virtuelle HR-Assistent: Wenn eine Frage kommt, die der Chatbot nicht beantworten kann, oder der Fragesteller ein persönliches Gespräch wünscht, kann direkt mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden oder ein Termin ausgemacht werden.

3. Allzeit verfügbar

Nahezu jeder Mitarbeiter verfügt heute über ein eigenes Smartphone. Damit ist ein Chatbot für jeden Unternehmensangehörigen Tag und Nacht erreichbar. Selbst ein Produktionsmitarbeiter, der ohne Firmenrechner zu Hause sitzt und auf Informationen wartet, kann den digitalen Ansprechpartner jederzeit kontaktieren. Der Chatbot ist auf verschiedenen Kanälen erreichbar: Per Intranet, per App oder auch, ganz ohne Internetverbindung, klassisch per Telefon.

Der Mitarbeiter bekommt die Antworten auf seine Fragen, wenn er sie braucht, unabhängig von den Bürozeiten oder der Erreichbarkeit. Er kann selbstbestimmt mit dem Arbeitgeber kommunizieren, ohne dass die Qualität der Informationen leidet oder das Personal in der internen Kommunikation übermäßig beansprucht wird.

Bei NetFed sind wir Partner von IBM und arbeiten mit deren KI-Plattform “Watson”. Die kann man sogar vom Handy aus anrufen und direkt mit dem Chatbot sprechen. Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen, was Watson alles kann, kontaktieren Sie uns direkt.

4. Immer auf dem neuesten Stand

Gerade in einer Situation, in der sich die Informationslage häufig ändert, ist der Chatbot von Vorteil. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können sich sicher sein, dass die Informationen, die sie über den Chatbot erhalten, immer auf dem neusten Stand sind. Sie müssen nicht selbst überprüfen, ob es neue oder aktuelle Informationen gibt, oder ein bestimmtes Dokument aktualisiert worden ist. So trägt er dazu bei, dass relevante Informationen schnell im ganzen Unternehmen verbreitet werden. 

Das setzt natürlich voraus, dass Ihr Chatbot gut gepflegt wird. Von uns erhalten Sie ein eigenes CMS, mit dem sie in der Lage sind, Ihren Chatbot einfach und schnell auf Stand zu bringen.

5. Die Mitarbeiter verstehen

Ein Chatbot hilft Ihnen dabei, die Bedürfnisse und Probleme der Mitarbeiter besser zu verstehen. Durch Tracking und Analyse der Konversationen mit dem Chatbot erkennen Sie, was Ihre Mitarbeiter gerade umtreibt, welche Informationen am häufigsten gesucht werden und ob es Fragestellungen gibt, die man noch gar nicht auf dem Schirm hatte.

Durch die Nutzeranfragen kann der Chatbot in der Folgezeit die Zielgruppe und deren Eingaben kontinuierlich besser verstehen und liefert auch den Nutzern immer bessere Antworten.

Sorgen wegen Datenschutz und DSGVO? Bei NetFed garantieren wir Ihnen eine datenschutzkonforme Umsetzung Ihres Chatbots. Sprechen Sie uns an!

6. Flexibilität

Ist ein Chatbot einmal implementiert, ist er nicht auf einen Anwendungsfall beschränkt. Momentan beschäftigen sich viele Unternehmen mit den Auswirkungen der Corona-Krise. Ein Chatbot lässt sich aber ohne viel Aufwand auch für andere Bereiche der internen Kommunikation einsetzen. Urlaubsanträge, Essensbestellungen für die Kantine oder Raumreservierungen für Konferenzen können ebenfalls über einen Chatbot erledigt werden.

7. Schnelle Umsetzung

Einen Chatbot umzusetzen ist kein Hexenwerk. Dank unserer Partnerschaft mit IBM sind wir in der Lage, innerhalb weniger Tage eine einfache, aber funktionierende Chatbot-Lösung zu entwickeln und aufzusetzen, die die dringendsten Probleme abdeckt. Auf dieser Basis kann der digitale Assistent kontinuierlich weiterentwickelt und auf ihre eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden.

Gerne identifizieren wir gemeinsam mit Ihnen, an welcher Stelle Sie ein Chatbot in der Kommunikation unterstützen kann. Gut zu wissen: Die Implementierung des Chatbots erfolgt als Software-as-a-Service im Rahmen eines monatlichen Leasingmodells – die Einbindung ist also meist ohne größeren Aufwand flexibel möglich.

Wo setzen Sie Chatbots bereits erfolgreich ein? Haben Sie weitere Beispiele? Wir freuen uns auf Ihr Feedback via LinkedIn!

Falls Sie Unterstützung für Ihre digitale Kommunikation suchen oder neue Ideen und Innovationen brauchen, melden Sie sich jederzeit per E-Mail, Kontaktformular oder telefonisch unter +49(0)2236/3936-6, wir beraten Sie gern.